V tomto návodu se dozvíte, jakým způsobem připravit na nákupním portále FirstBuySale® dynamický nákupní systém, dle kterého následně probíhají nákupy potravin.
Dynamický nákupní systém (dále jen DNS) naleznete v levém menu pod Výběrovými řízeními. Nový DNS založíte klepnutím na tlačítko Vytvořit.
V první fázi je povinné:
- vyplnit název DNS
- zvolit režim (dle vlastního rozhodnutí, většinou je zvolen Nadlimitní)
- vybrat nákupní skupiny, kterých se DNS týká
Získaný kód věstníků veřejných zakázek je možné doplnit dodatečně. Tyto údaje však můžete aktualizovat i během kvalifikace dodavatelů, nebo pokud je již DNS zaveden.
Uložte klepnutím na Uložit.
Nastavení parametrů kvalifikačního řízení DNS #
Před zveřejněním DNS dodavatelům, aby byla možná jejich kvalifikace, je možné a v některých případech záhodné doplnit všechny potřebné informace k zaváděnému DNS.
Úprava hlavičky #
Úpravou základní hlavičky můžete doplnit chybějící kód věstníku. nebo provést úpravy parametrů z prvního kroků (např. výběr nákupních skupin). Ke změně stačí klepnout na tlačítko Upravit.
Své změny následně neopomeňte Uložit (nebo stornovat, pokud jste si to rozmysleli)
Doplnění důležitých příloh (zadávací dokumentace, aj.) #
Důležitým prvkem DNS je především zadávací dokumentace a další související dokumenty, na základě, kterých kvalifikace dodavatelů probíhá, a které můžete eventuálně při kvalifikaci i v průběhu zavedeného DNS při neplnění podmínek využít k vyloučení dodavatele (neplnění podmínek).
Přílohy doplníte použitím tlačítka Přidat přílohu.
V otevřeném formuláři uveďte popis dokumentu, typ a dokument vyberte z počítače. Dokument nahrajete klepnutím na tlačítko Nahrát.
POZOR: Volba Je soukromá umožňuje přiložit k DNS dokument, který bude viditelný pouze Vám a ostatním kolegům z Vaší organizace přistupující k portálu FirstBuySale. Dodavatelé takový dokument neuvidí.
Kategorizace DNS #
Pokud vytváříte velké DNS s různorodými nákupními skupinami, je vhodné tyto nákupní skupiny rozdělit do kategorií podle charakteru, proč?
- dodavatelé se mohou přihlásit do kvalifikace jen k těm kategoriím, které se jich týkají
- při různých typech nákupních skupin se poptávka u již zavedeného DNS odesílá na všechny kvalifikované dodavatele, bez ohledu na to, jestli dané typy dodávají či nikoliv (legislativní požadavek)
- alternativně můžete vytvářet několik samostatných DNS, které budou obsahovat charakterově podobné nákupní skupiny
Kategorii do DNS vložíte snadno pomocí tlačítka Přidat v části Kategorie.
V otevřeném formuláři doplňte název a popis kategorie. Následně zvolte nákupní skupiny, které do kategorie spadají (zobrazí se pouze takové skupiny, které byly zvolený pro DNS jako celek).
Kategorii uložíte klepnutím na tlačítko Přidat.
POZOR: Při použití kategorií je zásadní mít zvolenou kategorii pro všechny nákupní skupiny.
Nastavení kvalifikačního období #
Ze zákona je minimální délkou pro kvalifikaci dodavatelů 30 kalendářních dnů. Toto období nastavujeme ve výchozím stavu. Můžete jej prodloužit, ale nezkracujte jej!
Změnu období provedete v první fázi (Kvalifikace dodavatelů) klepnutím na tlačítko Upravit.
V otevřeném formuláři je kromě platnosti možné změnit volitelně i další údaje. Vše pak potvrďte klepnutím na Uložit.
Nastavení platnosti DNS #
Platnost DNS lze měnit ještě dříve, než bude finálně zaveden po kvalifikaci dodavatelů. Ve výchozím stavu nastavujeme období na délku 4 let. To můžete libovolně měnit i v zavedeném DNS.
Úpravu je možné provést ve fází začínající názvem DNS… zde klepněte na tlačítko Upravit.
V otevřeném formuláři proveďte požadované úpravy (například změna platnosti) a uložte.
Zahájení kvalifikačního období #
Máte kód z věstníku veřejných zakázek? Všechno nastaveno? Všechno zkontrolováno? Dokumenty přiloženy všechny? A co termíny, jsou v pořádku? Pokud byla odpověď ke všemu ANO, můžeme zveřejnit řízení dodavatelů, aby se mohli kvalifikovat.
Zveřejnění provedete přímo z hlavičky výběrového řízení. Klepněte na tlačítko Zveřejnit.
Nákupní portál provede několik kontrol (např. zdali pro zvolené nákupní skupiny již neexistuje DNS, apod.). Pokud je vše v pořádku, potvrďte klepnutím na Ano.
Co se bude dít dál? #
Do konce kvalifikačního období vyčkáváte na dodavatele, kteří se chtějí zúčastnit výběrového řízení. Fázi kvalifikace není možné krátit nebo měnit. Upravovat však můžete i nadále hlavičku, nákupní skupiny a přílohy.
Jakmile doběhne termín kvalifikace dodavatelů, zobrazí se příslušné volby k vyhodnocení a ukončení první fáze, tj. zavedení DNS do provozu. Více v manuálu o zavedení dynamického nákupního systému.